Mẫu weekly review từ Getting Things Done để không mang cả mớ việc dang dở sang tuần mới

Khi viết bài 'Mẫu weekly review từ Getting Things Done để không mang cả mớ việc dang dở sang tuần mới', mình chỉ muốn giải một vấn đề rất cụ thể: tuần mới bắt đầu khi tuần cũ chưa thật sự khép.

Có những lúc mình đọc rất nhiều về weekly review, nhưng điều làm mình chậm lại không nằm ở thiếu thông tin mà ở chỗ chưa nhìn đúng nút thắt. Với bài này, mình muốn đi thẳng vào chuyện đó: tuần mới bắt đầu khi tuần cũ chưa thật sự khép.

Mình không muốn kể sách theo kiểu đọc xong rồi chép lại. Điều mình muốn làm là giữ đúng phần đáng giữ nhất, đặt nó vào bối cảnh thật của người đọc và xem nó có thể gỡ điều gì cụ thể. Góc nhìn xuyên suốt của bài là giữ weekly review ở mức đủ dùng để quay lại đều.

Bài toán quy trình này giải

Workflow này được dựng cho đúng một bài toán: giữ cho mớ việc mở không chiếm hết đầu óc khi sang tuần mới. Mình không muốn biến công cụ thành đồ trang trí, nên phần đầu luôn phải nói thẳng nó giải gì và không giải gì.

Nền của workflow này đi ra từ các cuốn như Getting Things Done, Essentialism. Điểm chung của chúng là đều nhắc mình rằng tri thức chỉ thật sự hữu ích khi nó được đặt vào một nhịp đủ đơn giản để làm lại nhiều lần.

Khung dùng thử

1. Thu gom: gom lịch, ghi chú, inbox, nhắc việc và các cam kết đang mở về một chỗ
2. Làm rõ: xác định việc nào cần hành động, việc nào chỉ cần lưu, việc nào nên bỏ
3. Ưu tiên: chọn vài đầu ra thật sự quan trọng của tuần mới
4. Chừa chỗ: để sẵn đệm cho phát sinh thay vì nhồi kín lịch

Ở bước 'Thu gom', điều mình quan tâm nhất là làm sao để người dùng không bị ngợp. Gom lịch, ghi chú, inbox, nhắc việc và các cam kết đang mở về một chỗ Nếu ngay tại đây workflow đã quá nặng, khả năng cao nó sẽ bị bỏ chỉ sau vài lần thử.

Dấu hiệu tốt của bước 'Thu gom' không nằm ở việc nó trông chuyên nghiệp đến đâu, mà ở chỗ sau khi làm xong người dùng biết rõ việc tiếp theo là gì. Một workflow hữu ích luôn giảm bớt số lần phải suy nghĩ lại từ đầu, nhất là vào những ngày đầu óc đã quá tải.

Ở bước 'Làm rõ', điều mình quan tâm nhất là làm sao để người dùng không bị ngợp. Xác định việc nào cần hành động, việc nào chỉ cần lưu, việc nào nên bỏ Nếu ngay tại đây workflow đã quá nặng, khả năng cao nó sẽ bị bỏ chỉ sau vài lần thử.

Dấu hiệu tốt của bước 'Làm rõ' không nằm ở việc nó trông chuyên nghiệp đến đâu, mà ở chỗ sau khi làm xong người dùng biết rõ việc tiếp theo là gì. Một workflow hữu ích luôn giảm bớt số lần phải suy nghĩ lại từ đầu, nhất là vào những ngày đầu óc đã quá tải.

Ở bước 'Ưu tiên', điều mình quan tâm nhất là làm sao để người dùng không bị ngợp. Chọn vài đầu ra thật sự quan trọng của tuần mới Nếu ngay tại đây workflow đã quá nặng, khả năng cao nó sẽ bị bỏ chỉ sau vài lần thử.

Dấu hiệu tốt của bước 'Ưu tiên' không nằm ở việc nó trông chuyên nghiệp đến đâu, mà ở chỗ sau khi làm xong người dùng biết rõ việc tiếp theo là gì. Một workflow hữu ích luôn giảm bớt số lần phải suy nghĩ lại từ đầu, nhất là vào những ngày đầu óc đã quá tải.

Ở bước 'Chừa chỗ', điều mình quan tâm nhất là làm sao để người dùng không bị ngợp. Để sẵn đệm cho phát sinh thay vì nhồi kín lịch Nếu ngay tại đây workflow đã quá nặng, khả năng cao nó sẽ bị bỏ chỉ sau vài lần thử.

Dấu hiệu tốt của bước 'Chừa chỗ' không nằm ở việc nó trông chuyên nghiệp đến đâu, mà ở chỗ sau khi làm xong người dùng biết rõ việc tiếp theo là gì. Một workflow hữu ích luôn giảm bớt số lần phải suy nghĩ lại từ đầu, nhất là vào những ngày đầu óc đã quá tải.

Nếu bạn đang bận, đừng cố làm workflow này thật đẹp trong lần đầu. Phiên bản có thể quay lại mới là phiên bản đáng giữ. Hầu hết quy trình gãy không phải vì ý tưởng sai, mà vì bước vào quá nặng.

Mẫu đầu ra nên có

• danh sách việc mở đã làm rõ
• 3 ưu tiên chính của tuần
• các cuộc hẹn và deadline đã được kiểm lại
• một quyết định bỏ bớt để lịch đỡ nghẹt

Nhìn vào đầu ra cũng là một cách chống làm workflow cho có cảm giác tiến bộ. Nếu sau khi đi hết quy trình mà không tạo ra được một đầu ra nhìn thấy được, rất có thể mình đang chăm làm hệ thống hơn là chăm giải quyết vấn đề.

Ví dụ mình sẽ dùng quy trình này trong một tuần ra sao

Ngày đầu tiên, mình thường chạy workflow ở phiên bản rất nhẹ để nhìn rõ ma sát. Ngày thứ hai hoặc thứ ba mới bắt đầu chỉnh các bước nào đang làm mình chậm hoặc mơ hồ. Đến cuối tuần, điều đáng nhìn lại không phải là mình làm có đẹp không, mà là quy trình này đã giúp đầu óc nhẹ hơn và đầu ra rõ hơn ở điểm nào.

Nếu làm cho team, mình sẽ càng giữ workflow gọn hơn nữa. Một quy trình được cả nhóm quay lại nhiều lần quý hơn hẳn một quy trình đầy đủ nhưng chỉ người tạo ra nó mới hiểu.

Điểm mình hay quan sát nhất trong tuần đầu là workflow này có đang đòi người dùng nhớ quá nhiều thứ cùng lúc hay không. Nếu có, gần như chắc chắn phải gỡ bớt. Một hệ thống tốt không bắt mình trở thành phiên bản kỷ luật phi thường mới dùng nổi; nó phải đủ tử tế để hỗ trợ cả lúc mình mệt hoặc bận.

Mình cũng thích để mỗi workflow gắn với một đầu ra rất cụ thể, ví dụ một note tổng kết, một checklist cho tuần sau hoặc một thư viện ý tưởng đã được lọc. Khi đầu ra rõ, workflow bớt nguy cơ biến thành cảm giác chăm chỉ giả, còn người dùng thì dễ thấy vì sao mình nên quay lại dùng nó thêm lần nữa.

Giới hạn của công cụ hoặc workflow này

Không có workflow nào cứu được một mục tiêu còn mờ hoặc một kỳ vọng quá tay. Công cụ tốt nhất chỉ làm rõ đường đi, chứ không thay thế cho việc chọn đúng bài toán ngay từ đầu.

Điểm giới hạn thứ hai là tâm lý. Nếu đang quá mệt hoặc quá rối, hãy dùng bản nhẹ nhất của workflow. Khi đầu óc quay lại ổn hơn, mình mới tăng độ chi tiết. Làm ngược lại thường chỉ biến công cụ thành một lý do mới để tự trách.

Và cuối cùng, đừng giữ một quy trình chỉ vì mình đã đầu tư công sức dựng nó. Nếu nó không còn phục vụ nhịp sống và công việc hiện tại, sửa hoặc bỏ nó là điều lành mạnh.

Nếu bạn thích kiểu chia sẻ chọn lọc, kiểm chứng kỹ và thiên về áp dụng như thế này, danh sách email của site sẽ hợp hơn một feed chạy quá nhanh; mình muốn giữ nhịp gửi đủ ít để mỗi lần mở ra đều còn đáng đọc.